CUỘC HỌP VĂN PHÒNG CỘNG ĐỒNG HỌ BÙI VIỆT NAM

 CUỘC HỌP VĂN PHÒNG CỘNG ĐỒNG HỌ BÙI VIỆT NAM

        CUỘC HỌP VĂN PHÒNG CỘNG ĐỒNG HỌ BÙI VIỆT NAM

 

      Sáng ngày 19/4/2018, Văn phòng CĐHB Việt Nam đã tổ chức họp đánh giá hoạt động của Văn phòng thời gian qua, kể từ cuộc họp trước ngày 25/11/2017 cho đến thời điểm họp. Cuộc họp không tổ chức ở Văn phòng CĐHB VN số 96 Định Công mà  chuyển sang họp tại trụ sở Văn phòng Ban Liên lạc họ Bùi thành phố Hà Nội (số 1 dãy C47 tập thể Mai Động, Hà Nội) do sáng hôm trước, ngày 18/4/2018 Ban Tổ chức Đại hội lần thứ 3 dự định họp tại Văn phòng nhưng bị khóa cửa, thay khóa, không có chìa không họp được phải đổi địa điểm, nên hôm sau Văn phòng không họp ở đấy nữa.

     Đến dự cuộc họp có các thành viên Văn phòng CĐHB VN và những người tham gia hoạt động với văn phòng: Bùi Kỳ Nam, Bùi Văn Long, Bùi Thị Hương, Bùi Đình Quế, Bùi Minh, Bùi Hữu Tuân, Bùi Trịnh Thúy Hằng, Bùi Ngô Thúy Hà, cụ Bùi Đình Phi, Bùi Minh Thanh. Cùng dự còn có ông Bùi Văn Ngợi Phó chủ tịch Thường trực BCH Cộng đồng họ Bùi VN, ông Bùi Văn Vượng đại diện cho Ban Tổ chức Nhân sự, ông Bùi Đức Tấn đại diện Ban Phát triển Cộng đồng và ông Bùi Cộng Hòa đại diện Ban Thông tin Văn hóa. Chủ trì cuộc họp Chánh Văn phòng, thư ký ông Bùi Đình Quế.

     Cuộc họp đã bàn về những nội dung:

     – Đánh giá tình hình và nghe báo cáo tài chính của Cộng đồng năm 2017 do bộ phận kế toán tài chính thuộc Văn phòng thực hiện.

    – Tình hình hoạt động Văn phòng kể từ sau cuộc họp ngày 25/11/2017.

 

 

     Tại cuộc họp, ông Bùi Kỳ Nam Chánh Văn phòng nêu lý do tổ chức, mời đại diện một số ban chức năng tới dự, do Văn phòng nằm trong khối Hành chính và Tổ chức Nhân sự do Chủ tịch BCH phụ trách nên trước cuộc họp đã báo mời cụ Bùi Phan Kỳ Chủ tịch BCH tới dự họp, tuy nhiên do bận việc nên cụ Kỳ không tới dự được.

     Ông Bùi Văn Ngợi Phó Chủ tịch Thường trực BCH là người gần gũi và theo dõi Văn phòng tới dự. Sở dĩ có mặt đại diện của một số ban chức năng thuộc tổ chức cộng đồng là do trong thời gian vừa qua có dư luận Văn phòng họ Bùi Việt Nam không báo cáo được tài chính, không minh bạch, không công khai tài chính… làm cho một số người hoạt động ở bộ phận khác và trong Cộng đồng không hiểu rõ thực hư… Lại có những người không thiện chí, cố tình thổi phồng sự việc, tuyên truyền không đúng sự thật… do đó rất cần làm rõ các vấn đề để báo cáo, thông tin cho mọi người và Cộng đồng biết.

 

 

      Mở đầu, Chánh Văn phòng đề nghị ông Bùi Hữu Tuân kế toán, báo cáo tình hình tài chính thu, chi của cộng đồng năm 2017. Ông Tuân chuyển cho những người dự họp văn bản “Báo cáo tài chính năm 2017” trong đó có số liệu tài chính thu, chi của năm 2017 với Tổng thu là: 92.550.000đ, Tổng chi: 70.375.000đ, Tồn quỹ chuyển sang năm 2018 là: 22.175.000đ. Những số liệu này đã được kiểm tra, thống nhất và không có ý kiến thắc mắc. Qua đó, thể hiện Văn phòng họ Bùi VN thông qua bộ phận kế toán tài chính vẫn thực hiện đầy đủ và đều đặn việc tổng hợp, báo cáo tài chính cộng đồng theo quy định, công khai.

    Trong văn bản báo cáo tài chính này, ông Tuân có nêu một số nhận xét và đề nghị. Trả lời ông Tuân và báo cáo trước cuộc họp, Chánh Văn phòng đã nêu rõ từng nội dung:

   –   Cuộc họp hôm nay không phải cuộc họp tổng kết mà là cuộc họp làm rõ về tài chính và báo cáo tài chính năm 2017 để làm rõ sự thật về ý kiến nhiều người nói Văn phòng không báo cáo được tài chính, không minh bạch…

     *  Việc làm tộc huy: làm bao nhiêu, đơn giá thế nào, tự làm mà không báo cáo

Trả lời: trước khi thực hiện làm đã báo cáo, đề xuất tại văn phòng trước sự có mặt của những người dự họp về giá cả, số lượng, thời gian, chất lượng, hình thức mẫu mã… có sản phẩm mẫu tham khảo, có đầy đủ hợp đồng, chứng từ và đã được ông Bùi Văn Ngợi Phó Chủ tịch BCH đồng ý duyệt.

     *  Chuyển máy điện thoại hiện Chánh văn phòng đang quản lý.

Trả lời: máy điện thoại trước đây là máy (cố định) bàn của Điện lực EVN (trước đây để ở văn phòng các nơi gọi về không có người nghe, đến thứ bảy mới có người) sau khi sáp nhập vào Viettel nhà mạng chuyển thành sim lắp vào máy như điện thoại di động (lưu ý: máy chỉ gọi được ở địa chỉ đăng ký và nơi đặt cố định, ở chỗ khác không gọi được chỉ nghe) do vậy muốn nghe và trả lời phải cầm theo người. Vì vậy, Chánh văn phòng phải cầm theo để nghe, trả lời điện thoại của các nơi, của bà con họ Bùi các tỉnh gọi trao đổi công việc cộng đồng bất cứ lúc nào (chuyển để ở văn phòng không có người trực nghe).

     *  Cắt khoản tiền điện thoại 3G.

Trả lời: đây không phải là tiền điện thoại 3G của cá nhân mà là tiền trả USB 3G dùng  nối mạng cho máy tính để làm thông tin cho cộng đồng, từ trước đến nay vẫn sử dụng như vậy từ khi Văn phòng còn ở Tạ Quang Bửu. Còn tiền điện thoại sử dụng cho cộng đồng hết thế nào thì thanh toán theo sử dụng thực tế.

     *  Xem xét số tiền 12 triệu của Hưng Yên.

 Trả lời: tiền này đã được ghi vào Sổ vàng. Khi làm Tộc huy cuối năm 2015 đầu 2016 do Quỹ cộng đồng không còn tiền nên Văn phòng đã làm giấy đề xuất ông Khôn ký đề nghị ban Kinh tế hỗ trợ nhưng anh Bùi Xuân Trường không thực hiện nên Chánh văn phòng phải viết giấy biên nhận trách nhiệm để vay tạm số tiền 12 triệu cụ Bùi Đình Phi đang cầm, chưa kịp nộp vào Quỹ (do dịp nghỉ Tết nguyên đán) để trả tiền làm tộc huy cho cộng đồng theo Hợp đồng. Sau đó, ông Bùi Văn Ngợi đã làm việc thống nhất với anh Bùi Xuân Trường để chuyển số tiền này về Quỹ dùng cho hoạt động Cộng đồng.

     *  Chánh Văn phòng giải trình số tiền 20.000.000đ lấy từ ông Bùi Đình Vụ.

Trả lời: Số tiền này được ông Bùi Văn Ngợi đặt vấn đề với ông Vụ cho vay để dùng vào Hội thảo cụ Bùi Quang Dũng năm 2015, do đây không phải là tiền ủng hộ nên không vào sổ vàng. Vì đã sử dụng cho việc cụ thể trên, nên nếu trả Cộng đồng họ Bùi VN sẽ trả theo cam kết.

     *  Chánh Văn phòng giải trình nhiều khoản chi không hợp lý như in ấn văn bản, điện thoại 3G…

Trả lời: Đây là những khoản chi cho hoạt động Cộng đồng họ Bùi VN do Văn phòng thực hiện, như: Chi phí để in ấn tài liệu, công văn, thông báo, quyết định… của Cộng đồng. Chi tiền cước gửi bưu điện khi gửi tài liệu, công văn, thông báo, quyết định… cho các địa phương. Chi trả tiền điện thoại, tiền Internet 3G (120.000đ/th) của cộng đồng hàng tháng. Trả tiền thuê bao và duy trì trang web của cộng đồng trong một năm…tất cả số chi này là dùng cho cả một năm, được thể hiện rõ trong các chứng từ, hóa đơn đã nộp (khi thực hiện những việc này, người thực hiện đều phải ứng tiền cá nhân ra trước, sau đó mới thanh toán qua báo cáo, chứng từ và phiếu đề nghị thanh toán… không tạm ứng trước do quỹ không có nhiều). Kế toán là người tổng hợp, thực hiện nghiệp vụ liên quan đến những việc này phải là người kê và trả lời cụ thể các khoản trong cả khoản chi.

     Tiếp theo là ý kiến phát biểu của một số thành viên văn phòng làm rõ thêm những ý kiến và trả lời được nêu, của bà Hằng, ông Ngợi, cụ Phi.

     Ông Ngợi nói lại quá trình làm tộc huy, có khảo giá và quyết định làm, chủ trương là không được làm đắt hơn và chất lượng cao hơn của ông Thứ làm, ông là người trực tiếp thực hiện việc làm tộc huy từ những ngày đầu. Tiền 20 triệu của ông Vụ do ông Ngợi đặt vấn đề vay để làm Hội thảo… cần mời thêm người làm kế toán để làm báo cáo tài chính toàn khóa có thể là chị Bùi Mai Hương, Bùi Lệ Phương… nói về những việc khác như “cáo bạch” mà ông Vụ nói là của Chủ tịch, ông Ngợi cho biết có hỏi Chủ tịch thì cụ bảo không có, không viết gì… vậy thì đây là mục đích gì?

      Đề cập về những nội dung đang trao đổi ông Tuân nói: qua những ý kiến trả lời đã giải quyết nhiều việc, tuy nhiên ông Tuân dùng từ “không minh bạch” để nói những việc đó thì không phù hợp nên ông Ngợi đề nghị thay bằng chữ khác như: “chưa đúng trình tự, nguyên tắc…” mọi người dự họp đều tán thành. Cũng trong ý kiến này ông Tuân nêu đến Đại hội III phải có báo cáo tài chính, hay sau các cuộc họp phải có kết luận và thông qua…

     Trả lời về việc làm Tộc huy, ông Bùi Văn Vượng nói: Mặt sau tộc huy có ghi dòng chữ tiếng Anh để chỉ nơi sản xuất sản phẩm, nhằm thể hiện trách nhiệm đến cùng với sản phẩm làm ra. Đây không phải và không mang ý nghĩa quảng cáo (như ông Tuân nói). Nếu thấy phù hợp thì hợp đồng làm chứ công ty không đi xin việc… Làm những sản phẩm này, người làm cần có sự hiểu biết về chuyên môn.

     Ý kiến của bà Hương thể hiện sự đồng tình với những ý kiến của mọi người đã phát biểu trước và nêu rõ mọi chứng từ đều có đầy đủ, thu chi trong sáng, mọi người làm việc đều theo cái tâm, ai đó nên thiện chí, xây dựng đoàn kết…

      Sau khi nghe trả lời, giải thích những vấn đề đã nêu cũng như ý kiến của nhiều người phát biểu về những liên quan, ông Tuân phát biểu cho rằng: mọi việc đã rõ ràng hơn, đã hiểu được… tuy nhiên cần thực hiện một số việc theo nguyên tắc trước đây như việc gửi văn bản, giấy tờ của văn phòng cần vào sổ.

      Ông Long đề nghị ông Ngợi sau cuộc họp đã có kết luận và báo cáo tài chính, nên thông báo cho ông Khôn và ra thông báo để mọi người biết và hiểu, tránh không để có sự hiểu lầm, hiểu sai về tài chính cộng đồng và văn phòng. Đề nghị dự toán kế hoạch và ứng tiền trước phải có dự trù. Văn phòng rút kinh nghiệm củng cố lại nguyên tắc hoạt động Văn phòng, báo cáo tài chính nhiệm kỳ nên mời người tham gia giúp…

       Phát biểu ý kiến khi đề cập đến Tộc huy, ông Bùi Cộng Hòa đại diện Ban Thông tin Văn hóa đề nghị: tộc huy nếu tiếp tục làm sau này nên cải tiến nút cài thành ghim cài cho thuận tiện hơn. Vấn đề văn phòng và sở hữu cơ sở của Cộng đồng họ Bùi Việt Nam ông kiến nghị Văn phòng phản ánh rõ: họ Bùi tỉnh Hà Nam ủng hộ, đóng góp là cho họ Bùi, không phải ủng hộ đóng góp cho anh Trường.

      Qua ý kiến của mọi người phát biểu từ đầu cuộc họp, Chánh văn phòng tổng hợp, đánh giá và kết luận: như vậy là không có vấn đề Văn phòng không báo cáo được tài chính, không minh bạch, không công khai tài chính. Báo cáo tài chính, thu, chi của năm vẫn được thực hiện bình thường, đầy đủ (2016, 2017). Về những nhận xét, đề nghị sẽ báo cáo cho lãnh đạo Cộng đồng… Mọi người dự họp đều thống nhất không có ý kiến thêm.

 

 

     Chuyển sang phần nội dung thứ hai của cuộc họp là hoạt động Văn phòng thời gian  qua, ông Nam đọc một số nội dung tổng hợp:

   -Việc tổ chức tham dự các hoạt động họ Bùi ở các tỉnh, địa phương: dự lễ giỗ Tổ, lễ khánh thành Từ đường, Đại hội, lễ thành lập tổ chức họ Bùi, gặp mặt đầu Xuân…của Văn phòng vẫn được duy trì đều và tốt.

   -Do văn phòng không thống nhất quản lý được trụ sở nên có hiện tượng mất tài liệu, tư liệu của cộng đồng (số nhật ký của các năm trước) một số loại sách, tạp chí được chuyển đi không có báo cáo không quản lý được, mất…(sách Danh nhân họ Bùi, Họ Bùi dòng họ bản địa…)

   -Thư  từ, tài liệu, văn bản của cá nhân và tổ chức họ Bùi ở nhiều tỉnh, thành phố, địa phương gửi về Cộng đồng họ Bùi Việt Nam không nhận được, bị mất…(thành phố Hồ Chí Minh, Bình Định, Quảng Bình…) .

   -Có những loại văn bản, tài liệu không chính thống của tổ chức Cộng đồng họ Bùi Việt Nam được gửi đi hoặc thông tin qua điện thoại nhân danh Cộng đồng… do người trong văn phòng thực hiện khi chưa được ủy quyền, cho phép.

     Những việc nói trên cần khắc phục để hoạt động Văn phòng có nề nếp, đúng quy định từ sau cuộc họp này.

     Tuy nhiên, do thời gian đã quá trưa không còn nhiều thời gian nên phần nội dung sau chưa được trao đổi kỹ, sẽ để cuộc họp khác họp cụ thể hơn. Những vấn đề nêu ra để mọi người cho ý kiến, góp ý qua đó cùng nhận thức vai trò trách nhiệm của mình, ý thức hơn trong công việc được giao. Văn phòng cần thống nhất, ngay cả trong việc quản lý hoạt động thì sẽ càng phát huy tốt chức năng làm việc của mình.

     Sau khi tiếp thu và tổng hợp ý kiến của các thành viên văn phòng, các vị đại diện  một số Ban chuyên trách, ông Chánh Văn phòng tuyên bố kết thúc cuộc họp vào hồi 12g 30.

 

                                                                 Văn phòng Cộng đồng họ Bùi VN